Zorganizowałeś wakacje i przez kilka dni będziesz poza miastem. Teraz wszystko jest gotowe, ale brakuje tylko jednego: ostrzec współpracowników i klientów, że nie będzie Cię w tych dniach i nie będziesz w stanie odpowiedzieć na żaden z ich e-maili. Brzmi jak długa praca, prawda? W rzeczywistości tak nie jest, ponieważ możesz rozwiązać ten problem za pomocą funkcjonalności automatyczna odpowiedź skrzynek pocztowych. W ten sposób każdy, kto się z Tobą skontaktuje, otrzyma od Ciebie odpowiedź programu, w której ostrzeżesz, że nie jesteś aktualnie dostępny.
Dobrze! Założę się, że właśnie tego szukałeś. Jak powiesz? Czy masz skrzynkę pocztową programu Outlook i chcesz wiedzieć, czy ta funkcja jest dostępna? Odpowiedź jest twierdząca i za chwilę wyjaśnię, jak ją aktywować. W rzeczywistości w dzisiejszym przewodniku pokażę ci jak skonfigurować automatyczną odpowiedź Outlooka bezpośrednio z poczty internetowej lub przez oprogramowanie Outlook dla systemu Windows i macOS (niezależnie od skonfigurowanych w nim skrzynek pocztowych).
Nie możesz się doczekać, aby zacząć czytać wskazówki, które napisałem dla Ciebie w tym samouczku? W takim przypadku nie traćmy więcej czasu i zacznijmy od razu. Usiądź wygodnie i zwróć uwagę na procedury, które ci wskażę, aby upewnić się, że skonfigurowałeś automatyczną odpowiedź do użycia w skrzynce pocztowej Outlooka i nie tylko. Życzę miłej lektury, a przede wszystkim dobrej pracy!
Poczta internetowa Outlook, procedura do naśladowania jest prosta. Najpierw przejdź do podanego przeze mnie łącza i zaloguj się do skrzynki pocztowej programu Outlook przy użyciu poświadczeń konta Microsoft.
Po zalogowaniu zostaniesz przekierowany do okna Outlooka, aby czytać i redagować wiadomości e-mail. Na ekranie głównym kliknijikona z biegiem, który znajduje się w prawym górnym rogu i w wyświetlonym polu wybierz element Zobacz wszystkie ustawienia Outlooka, które znajdziesz poniżej.
Gdy to zrobisz, na wyświetlonym ekranie wybierz elementy Poczta > Odpowiedzi automatyczne, aby uzyskać dostęp do panelu konfiguracji automatycznych odpowiedzi. Następnie przesuń dźwignię z POZA do NA w pobliżu sformułowania Włącz odpowiedzi automatyczne, aby aktywować funkcjonalność.
W tym momencie wszystko, co musisz zrobić, to skonfigurować automatyczną odpowiedź. Aby to zrobić, użyj poniższego pola tekstowego, aby utworzyć wiadomość, która będzie wysyłana automatycznie za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail od dowolnego nadawcy. Będziesz mieć zaawansowany edytor HTML do formatowania tekstu według własnych upodobań.
Teraz musisz zdecydować, czy automatyczna odpowiedź powinna być skonfigurowana dla wszystkich kontaktów (ustawienie domyślne), czy tylko dla Twoich kontaktów zapisanych w książce adresowej Outlooka. W tym drugim przypadku wystarczy zaznaczyć pole wyboru poniżej Wysyłaj odpowiedzi tylko do kontaktów.
System wysyłania automatycznych odpowiedzi można skonfigurować tak, aby działał tylko w określonym przedziale czasowym, dzięki czemu możesz mieć pewność, że ta funkcjonalność się uruchamia i kończy nawet jeśli nie masz możliwości dostępu do skrzynki pocztowej. Aby to zrobić, zaznacz pole Odpowiedzi na posty tylko w określonym czasie i ustaw data iharmonogram początek i koniec tej zautomatyzowanej operacji.
Po skonfigurowaniu wszystkich wyżej wymienionych parametrów kliknij przycisk Zapisać, znajduje się w prawym górnym rogu ekranu. W ten sposób za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail, zostanie wysłana automatyczna odpowiedź zgodnie ze skonfigurowanymi ustawieniami
Powyższą procedurę można również wykonać na smartfonie jest Tablet, docierając do poczty internetowej Outlook za pośrednictwem przeglądarki urządzenia mobilnego. Po zalogowaniu stuknij ikonę ☰ znajduje się w lewym górnym rogu i naciska na przedmiot Odpowiedzi automatyczne. Sprawdź pudełko Wysyłaj automatyczne odpowiedzi i wykonaj tę samą procedurę, jak wskazano w poprzednich wierszach, aby utworzyć i skonfigurować automatyczną odpowiedź na otrzymane e-maile.
Ostrzegam, że tej funkcji nie można zaprogramować na smartfonach i tabletach i dlatego będziesz musiał ją ręcznie dezaktywować, gdy już jej nie potrzebujesz, usuwając zaznaczenie z pola Wysyłaj automatyczne odpowiedzi.
jak pobrać program Outlook e jak to skonfigurować, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.
W następnych rozdziałach pokażę jednak procedurę ustawiania automatycznej odpowiedzi Microsoft Outlook, zarówno za pośrednictwem klienta stacjonarnego dostępnego w systemie Windows, jak i przez klienta dla systemu macOS. Ostrzegam, że system automatycznych odpowiedzi jest dostępny dla wszystkich skrzynek pocztowych, które w przeszłości obsługiwały tę funkcjonalność. Klient nie musi pozostawać uruchomiony na komputerze, ponieważ automatyczna odpowiedź zostanie przesłana do serwera poczty elektronicznej, aby działała nawet wtedy, gdy komputer jest wyłączony.
Dla kont skonfigurowanych w IMAP jest POP3jednak ta funkcja może być niedostępna. Następnie możesz zapoznać się z tym rozdziałem, aby korzystać z tej funkcji Zasady, która działa tylko wtedy, gdy klient Outlook jest uruchomiony na komputerze.
Windows
Konfigurować Microsoft Outlook w górę Windows wysyłając automatyczne odpowiedzi, postępuj zgodnie z procedurą, którą wyjaśnię w następnych wierszach, co zajmie Ci tylko kilka minut.
Najpierw uruchom Microsoft Outlook, poprzez jego ikonę na pulpit lub w menu Początek. Gdy to zrobisz, wybierz kartę Plik u góry, aby otworzyć nowy ekran, i naciśnij przycisk Odpowiedzi automatyczne (poza biurem).
Zostanie wyświetlone nowe okno, w którym możesz skonfigurować automatyczną odpowiedź, która ma być wysyłana do tych, którzy wyślą Ci nową wiadomość e-mail. Najpierw aktywuj skrzynkę Wysyłaj automatyczne odpowiedzi i zdecyduj, czy ustawić przedział czasu dla początku i końca zautomatyzowanego procesu, aktywując pole Wysyłaj tylko w przedziale czasu i za pomocą menu rozwijanych wybierz data iTeraz początku i końca.
Teraz wystarczy napisać wiadomość z automatyczną odpowiedzią. Aby to zrobić, użyj zakładek Wewnętrzne w organizacji, aby skonfigurować wiadomość, która ma być wysyłana do twoich kolegów należących do tej samej grupy roboczej i / lub Zewnętrzny wobec organizacji, to znaczy, aby odpowiedzieć dowolnemu nadawcy. W tym drugim przypadku musisz najpierw aktywować skrzynkę Wysyłaj automatyczną odpowiedź do użytkowników spoza organizacji a następnie wybierz, czy ta odpowiedź ma być wysyłana tylko do kontaktów programu Outlook (Tylko kontakty osobiste) lub ktokolwiek (Użytkownicy spoza organizacji).
Na koniec użyj pola tekstowego z zaawansowanym edytorem HTML, aby utworzyć wiadomość zwrotną i naciśnij klawisz dobrze, aby potwierdzić operację. Jeśli operacja się powiedzie, na głównym ekranie Outlooka pojawi się powiadomienie, wskazujące, że automatyczne odpowiedzi są aktywne i możesz je wyłączyć, klikając odpowiedni przycisk Dezaktywować.
System operacyjny Mac
Również przez Perspektywy dla System operacyjny Mac możesz skonfigurować automatyczną odpowiedź na przychodzące wiadomości e-mail. Aby to zrobić, przejdź do zakładki Przybory i naciśnij przycisk Poza siedzibą.
Na nowym ekranie, który zostanie wyświetlony, umieść znacznik wyboru w polu Wysyłaj automatyczne odpowiedzi na konto. W tym momencie użyj pola tekstowego Odpowiedz raz każdemu nadawcy za pomocą wypełnić wiadomość, która będzie używana w automatycznej odpowiedzi. Następnie umieść znacznik wyboru w polu Przesyłaj odpowiedzi tylko w tym okresie, aby skonfigurować data iTeraz rozpoczęcie i zakończenie operacji automatycznej.
Jeśli chcesz wysłać odpowiedź również do nadawców spoza Twojego zespołu roboczego, możesz włączyć to pole Wysyła również odpowiedzi do nadawców spoza organizacji, wpisując tekst w odpowiednim obszarze tekstowym, a następnie wybierając opcje Tylko do nadawców znajdujących się na liście kontaktów, aby wysyłać odpowiedzi tylko do członków książki adresowej lub Wyślij do wszystkich nadawców zewnętrznychczyli na dowolny adres e-mail, w tym z newsletterów. Po zakończeniu konfigurowania automatycznej odpowiedzi naciśnij przycisk dobrze potwierdzać.
Użyj reguł programu Outlook, aby skonfigurować automatyczną odpowiedź
W Microsoft Outlook możesz także skonfigurować automatyczną odpowiedź dla tych adresów e-mail skonfigurowanych w IMAP lub POP3 lub pudełka, które nie obsługują tej funkcji firmy Microsoft. Jednak odpowiedzi będą działać tylko wtedy, gdy na komputerze jest uruchomiony program Outlook, ponieważ funkcja będzie używana Zasady, o czym opowiem w następnych akapitach.
Windows
W górę Windows, początek Perspektywy i kliknij przycisk Nowa wiadomość e-mail, znajdujący się po lewej stronie w zakładce Dom. Następnie wypełnij wiadomość tekstową dotyczącą automatycznej odpowiedzi, łącznie z tematem, a następnie kliknij pozycje Plik > Zapisz pod nazwą, wybierając jako format Szablon programu Outlook OTF.
Po zapisaniu automatycznej odpowiedzi w formacie OTF, czas skonfigurować go w regule Outlooka. Aby to zrobić, kliknij kartę Plik a następnie naciśnij przycisk Zasady i ostrzeżenia. Na wyświetlonym ekranie kliknij przycisk Nowa zasada i wybierz opcję Zastosuj regułę do wszystkich otrzymanych wiadomości, a następnie naciskając Naprzód.
W tym momencie ponownie naciśnij przycisk Naprzód, bez wybierania żadnych opcji i potwierdź swój wybór, klikając tak. Na następnym ekranie wybierz pole Odpowiedz, używając określonego szablonu i kliknij tekst Konkretny model które znajdziesz poniżej. Następnie przeszukuje foldery na komputerze, aby znaleźć plik OTF zapisane wcześniej i naciśnij przycisk Otwierasz.
Teraz naciśnij przycisk Naprzód dwa razy z rzędu i wreszcie na tej o imieniu koniec. Spowoduje to utworzenie reguły, która będzie wysyłać automatyczną odpowiedź na wszystkie wiadomości otrzymane podczas działania programu Outlook. Aby go dezaktywować, po prostu wróć do sekcji Zasady i ostrzeżenia i usuń regułę z listy, używając odpowiedniego przycisku Kasować.
System operacyjny Mac
W górę System operacyjny MacZamiast tego skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi według reguły jest łatwiejsze niż procedura dla systemu Windows. Wybierz kartę Zorganizować i naciśnij przycisk Zasadywybierając element Edytuj regułyz pola, które zostało Ci pokazane.
Gdy to zrobisz, kliknij wpis IMAP lub MUZYKA POP po lewej stronie, w zależności od tego, jak skonfigurowałeś skrzynkę pocztową, i naciśnij przycisk + które znajdziesz poniżej, aby utworzyć nową regułę. W sekcji Podejmij następujące działania, naciśnij przycisk + po prawej stronie i kliknij menu rozwijane odpowiadające pozycji Przenieś wiadomość. Następnie wybierz element Odpowiadać i kliknij pole obok niego Tekst odpowiedzi. Następnie wpisz odpowiedź do wysłania i naciśnij klawisz dobrze. Wciśnij ponownie przycisk dobrze aby potwierdzić utworzenie reguły.
