Jak stworzyć PDF / A

Niedawno otrzymałeś zadanie stworzenia raportu z ostatniego miesiąca roboczego, który będzie przechowywany w archiwum Twojej firmy. Nie byłby to żaden problem, gdybyś nie został poproszony o zapisanie wszystkiego w formacie PDF / A: nigdy wcześniej nie słyszałeś o tego typu pliku, więc nie masz zielonego pojęcia jak stworzyć PDF / A i potrzebujesz natychmiastowej i konkretnej pomocy, ponieważ przerażający dzień ostateczny jest coraz bliżej!

Cóż, z przyjemnością informuję, że jesteś we właściwym przewodniku do konsultacji: w poniższych wierszach w rzeczywistości zamierzam szczegółowo wyjaśnić, jak tworzyć dokumenty w formacie PDF / A za pomocą szeregu programów i online usługi. Zanim jednak przejdziemy dalej, pozwólcie, że podam więcej informacji na ten temat: format PDF/A jest „wariantem” klasycznego formatu PDF, przeznaczonym głównie do długoterminowej archiwizacji plików. Innymi słowy, zapisanie dokumentu w formacie PDF/A oznacza zachowanie jego formatu w czasie, dzięki czemu dany plik jest zawsze wyświetlany w ten sam sposób, niezależnie od używanego do tego urządzenia i programu.

Teraz, gdy masz już jasne pojęcie o dokładnym celu formatu PDF / A, nadszedł czas, aby dotrzeć do sedna sprawy: usiądź wygodnie, poświęć trochę wolnego czasu na poświęcenie się sobie i bardzo uważnie przeczytaj, co Muszę wyjaśnić na ten temat. Jestem pewien, że pod koniec tego czytania będziesz doskonale potrafił tworzyć dokumenty w formacie PDF/A, tak aby zadowolić swoje szef w sam raz dla okresu raportowania firmy. Powiedziawszy to, życzę ci tylko dobrej lektury i dobrej pracy!

podłączony do witryny LibreOffice, kliknij przycisk Pobierz LibreOffice x.y.z aby natychmiast rozpocząć pobieranie pliku instalacyjnego, uruchom właśnie pobrany program i uważnie postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby zakończyć procedurę instalacji: wł. Okna, prowadzi to z powrotem do kilkukrotnego kliknięcia przycisku Naprzód do momentu zakończenia procesu instalacji.

Jeśli używasz Prochowiec, zamiast tego musisz przeciągnąć ikonę LibreOffice w folderze Aplikacje z System operacyjny Mac za pomocą okna, które pojawia się na ekranie. Ponadto, aby przetłumaczyć program na język włoski, należy również pobrać dodatkowy pakiet językowy (co nie jest konieczne w wersji Windows): kliknij przycisk Przetłumaczony interfejs użytkownika dostępne na stronie pobierania programu.

W tym momencie uruchom LibreOffice (klikając prawym przyciskiem myszy jego ikonę w folderze Aplikacje i wybierając przedmiot Otwierasz z menu kontekstowego, aby ominąć ograniczenia macOS dla aplikacji niecertyfikowanych programistów przy pierwszym uruchomieniu) i zamknąć je, naciskając cmd + q na klawiaturze. Po wykonaniu tej czynności uruchom plik pakietu językowego (np. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), kliknij dwukrotnie jego ikonę dołączoną do okna wyświetlanego na ekranie i naciśnij przyciski kwiecień jest zainstalować zainstalować interfejs użytkownika w języku włoskim.

Po zakończeniu fazy przygotowania rozpocznij LibreOffice dzwoniąc z folderu LibreOffice menu Początek z Okna (dostępne za pośrednictwem ikony flagi znajdującej się w lewym dolnym rogu ekranu), z folderu Aplikacje z Prochowiec lub z Widok aktywności z Linux, a następnie wybierz z ekranu powitalnego programu typ dokumentu, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom (np. Nowy autor dokumentów).

W tym momencie wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić dokument żądanymi informacjami; jeśli natomiast chcesz stworzyć plik PDF/A zaczynając od już istniejącego dokumentu, wystarczy kliknąć w menu Plik> Otwórz wybranej aplikacji i za pomocą menedżera plików widocznego na ekranie wybierz dokument, na którym zamierzasz działać.

W każdym razie, po zakończeniu wprowadzania niezbędnych zmian, możesz utworzyć plik w formacie PDF / A, korzystając z funkcji eksportu dokumentu: w tym celu kliknij menu Plik znajduje się w lewym górnym rogu programu, wybierz element Eksportuj jako a następnie kliknij opcję Eksportuj w formacie PDF....

Zaraz po tym na ekranie pojawia się okno dialogowe, które pozwala wybrać jedną z wielu opcji zapisania wynikowego pliku PDF; aby móc zapisać w formacie PDF/A, umieść znacznik wyboru obok pozycji Archiwum PDF / A-1a (ISO 19005-1) znajduje się tuż pod pudełkiem Generał, kliknij przycisk Eksport znajduje się na dole i wybierz ścieżkę do zapisania właśnie utworzonego pliku PDF / A. To wcale nie było trudne, prawda?

Microsoft Office (Windows)

W zakresie tworzenia i zarządzania dokumentami biurowymi, Microsoft Office to niewątpliwie jedno z najbardziej kompletnych rozwiązań: jako takiej nie mogło zabraknąć opcji eksportu dokumentów w formacie PDF/A w jego programach! Zanim przejdziemy dalej, mam ważne założenie: chociaż Microsoft Office jest również dostępny dla komputerów Mac, ta wersja nie ma funkcji tworzenia plików w formacie PDF / A. Tak więc, jeśli masz komputer wyposażony w system macOS, sugeruję zapoznanie się z jednym z innych rozwiązań zgłoszonych w tym przewodniku.

Jak na pewno wiesz, aby korzystać z Microsoft Office dla Windows, musisz wydać trochę pieniędzy: pakiet jest dostępny po wykupieniu abonamentu Biuro 365 (ceny zaczynają się od 7 € / miesiąc) lub poprzez zakup licencji Office Home & Student 2016 na PC, w cenie 149 € jednorazowa opłata.

Jeśli jednak pilnie potrzebujesz programów pakietu, możesz skorzystać z bezpłatnej miesięcznej subskrypcji usługi Office 365 Home: w tym celu, połączony z tą stroną internetową, kliknij przycisk Wypróbuj bezpłatnie przez 1 miesiąc, wprowadź dane swojego konta Microsoft w następnym oknie i określ, na żądanie, prawidłową metodę płatności (przez pierwsze 30 dni korzystania z usługi nie zostanie naliczona żadna opłata). Jeśli nie masz jeszcze konta Microsoft, możesz je utworzyć, postępując zgodnie z instrukcjami, które podałem w mojej tematyczny samouczek.

Pod koniec procedury rejestracji otrzymasz wiadomość e-mail z łączem do pobrania pliku instalacyjnego pakietu Office: po zakończeniu pobierania uruchom pobrany program i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby zainstalować go na swoim komputerze.

Pamiętaj, że aby uniknąć niechcianych opłat po pierwszych 30 dniach korzystania z pakietu Office, musisz anulować automatyczne odnawianie subskrypcji: w tym celu, połączony z tą witryną, wprowadź poświadczenia konta Microsoft, za pomocą którego pobrałeś pakiet Office, kliknij na głos Anuluj odpowiadającą opisowi subskrypcji i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby anulować automatyczne odnawianie. W przypadku problemów lub w celu uzyskania bardziej szczegółowych instrukcji dotyczących pobierania pakietu Office, zachęcam do zapoznania się z moim konkretnym przewodnikiem dotyczącym pobierania pakietu Office.

Po zakończeniu fazy instalacji pakietu Office uruchom program najbardziej odpowiedni dla dokumentu, który zamierzasz utworzyć (np. Microsoft Word) przywołując go z Menu startowe z Okna, naciska przycisk tworzenia nowego dokumentu (np. Pusty dokument) i wypełnij go potrzebnymi informacjami. Jeśli potrzebujesz utwórz PDF / A z istniejącego dokumentu, kliknij sekcję Plik znajduje się w lewym górnym rogu, a następnie na przycisku Otwierasz, wybierz źródło, na którym znajduje się dokument (np. Ten komputer) i użyj kolejnego panelu, aby przejść do jego ścieżki i zaimportować go do programu.

Jednak po wprowadzeniu zmian kliknij ponownie menu Plik znajduje się w lewym górnym rogu, wybierz przycisk Eksport a następnie kliknij przycisk Utwórz PDF/XPS aby rozpocząć procedurę eksportu. W następnym oknie wpisz a Imię przypisać do pliku i upewnić się, że w menu rozwijanym Zapisz jako format jest określony PDF, a następnie naciska przycisk Opcje... umieszczony nieco niżej, umieść znacznik wyboru obok przedmiotu Zgodny z ISO 19005-1 (PDF/A) i kliknij na przyciski dobrze jest Publikować aby zakończyć zapisywanie dokumentu.

Kreator PDF (Windows)

Czekaj, czy mówisz mi, że musisz zapisać gotowy plik w formacie PDF/A, ale nie kompatybilny z wyżej wymienionymi programami? Myślę, że mam dla Ciebie właściwe rozwiązanie! Kreator PDF to oprogramowanie dla Okna który dodaje do systemu „drukarkę wirtualną”, zdolną do generowania plików PDF z dowolnego programu zawierającego funkcję drukowania.

Czy trafiłem w sedno i czy ten program przyciągnął już twoją uwagę? Idealnie, więc przejdźmy do praktyki: najpierw podłącz się do strony pobierania PDFCreator, naciśnij przycisk Ściągnij i powtórz operację przyciskiem Ściągnij odpowiadające sekcji PDFCreator za darmo aby rozpocząć pobieranie darmowej wersji programu, w zupełności wystarczy do celu, który sobie wyznaczyłeś.

Po wykonaniu tej czynności uruchom właśnie pobrany plik (np. PDFCreator-3_2_2-Konfiguracja), naciska przyciski tak jest dobrze, umieść znacznik wyboru obok pola Zaawansowane ustawienia, naciśnij przycisk 3 razy Naprzód, wybierz przedmiot Minimalna instalacja z proponowanego menu rozwijanego kliknij przycisk ponownie 3 razy Naprzód i zakończ procedurę konfiguracji, naciskając przyciski zainstalować, Nie, dziękuję, Pominąć jest koniec.

Gra jest praktycznie skończona: otwórz jak zwykle plik, który chcesz przekonwertować do formatu PDF/A, uzyskaj dostęp do opcji drukowania programu, którego używasz (przechodząc np. do menu Plik> Drukuj lub naciskając kombinację klawiszy Ctrl + P), wybierz drukarkę wirtualną Kreator PDF z listy dostępnych drukarek i naciśnie przycisk DOBRZE /Wydrukować aby uzyskać dostęp do okna konfiguracji programu.

W tym momencie wybierz element PDF / A (ochrona długoterminowa) z menu rozwijanego Profil dołączone do nowego okna, które otwiera się na ekranie, jeśli chcesz, wpisz informacje o Tytuł, autor, temat jest Słowo kluczowe dokumentu, w razie potrzeby ustaw ścieżkę zapisu tego samego, naciskając przycisk […] i sfinalizuj eksport, klikając przycisk Zapisać.

Uwaga: dla większej kompatybilności można użyć „starego” formatu PDF/A-1b, zamiast tego sugerowanego przez program (PDF/A-2b). Aby to zrobić, w oknie PDFCreator kliknij ikonę PDF / A-2b znajduje się w lewym górnym rogu i wybierz element PDF / A-1b z listy proponowanych opcji, a następnie jak zwykle zapisz plik.

strony serwisu, naciska przycisk Wybierz plik / Prześlij plik umieszczone na stronie, która otwiera się na ekranie i użyj następnego panelu, aby wybrać dokument do konwersji. Gdy to zrobisz, ustaw wpis PDF / A w rozwijanym menu Format wyjściowy, pozostaw pole bez zmian Zamiar wyjściowy i ustaw w rozwijanym menu Sposób dostawy, głos Poczekaj na konwersję w przeglądarce jeśli chcesz pobrać plik przez przeglądarkę lub głos Wyślij mi link do dokumentu jeśli chcesz otrzymać e-mailem link do pobrania przekonwertowanego pliku (w tym przypadku będziesz musiał zwolnić swój adres e-mail).

Po zakończeniu tej fazy naciśnij przycisk Prześlij i przekonwertuj aby przesłać plik i rozpocząć proces konwersji. Po zakończeniu konwersji plik zostanie automatycznie pobrany lub link do pobrania zostanie wysłany na Twój adres e-mail, w zależności od dokonanego wcześniej wyboru.

Jeśli DocuPub nie był w stanie zapewnić Ci pożądanego rezultatu, wiedz, że istnieje kilka alternatyw dla tego portalu: aby podać kilka przykładów, nawet usługi takie jak ZamZar lub iLovePDF oferują możliwość tworzenia PDF / A zaczynając od istniejących dokumentów. Proponuję zajrzeć do mojego poradnika, jak konwertować PDF/A, aby uzyskać więcej informacji na ten temat: Jestem pewien, że nie pożałujesz!