Podobnie jak klasyczne listy papierowe, które po nagromadzeniu zajmują zbyt dużo miejsca i sprawiają, że biblioteki i biurka stają się bezużyteczne, e-maile mogą zaśmiecać skrzynkę odbiorczą kont e-mail, powodując zamieszanie i niepotrzebne „zjadanie” miejsca na dysku (w przypadku klientów poczty offline). Konieczne jest zatem ich zarchiwizowanie, aby dokonać jakiegoś zamówienia. Jak powiesz? To jest właśnie problem, z którym chciałbyś dziś rozwiązać Perspektywy, sławny klient poczty elektronicznej opracowany przez firmę Microsoft, ale nie wiesz, jak postępować? A potem myślę, że trafiłeś we właściwe miejsce, we właściwym czasie!
W następnych akapitach szczegółowo wyjaśnię ci jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook: Pokażę Ci procedurę do wykonania w klasycznej wersji oprogramowania na Windows i macOS, w wersji online oraz w wersji mobilnej na Androida, iOS i Windows 10 Mobile. W trosce o kompletność pokażę również, jak archiwizować wiadomości e-mail z konta programu Outlook zsynchronizowane z „alternatywnymi” klientami poczty.
Czy jesteś już na „stanowiskach dowodzenia”, gotowy do rozpoczęcia? Tak? Idealny! Rozgość się, poświęć cały czas na przeczytanie kolejnych akapitów i, co ważniejsze, zastosuj się do „wskazówek”, które Ci dam. Jestem pewien, że jeśli będziesz postępować zgodnie z moimi sugestiami, będziesz w stanie dziś załatwić swój „biznes” przy minimalnym wysiłku. Życzymy miłej lektury!
tutorial), wiedz, że możesz liczyć na specyficzną funkcję archiwizacji, która pozwala na automatyczne przenoszenie starszych wiadomości do oddzielnego folderu od reszty maili, porządkując w ten sposób skrzynkę odbiorczą i jednocześnie „usprawniając” bazę danych programu.
Przed pokazaniem różnych kroków, które należy wykonać, aby zarchiwizować wiadomości e-mail w Outlooku, chcę powiedzieć, że do napisania tego przewodnika, którego użyłem Microsoft Outlook 2016 który w chwili pisania jest najnowszą wersją programu w pakiecie Office giganta z Redmond. W każdym razie poniższe instrukcje można wykonać również na starszych wersjach programu (od wersji 2007 w praktyce wszystkie te, które mają interfejs z zakładkami Faborek). Po dokonaniu tego wyjaśnienia możemy podjąć działania.
Windows
Jeśli używasz wersji programu Outlook dla Windowskliknij przycisk Plik znajdujący się w lewym górnym rogu iz rozwijanego menu znajdującego się pod nagłówkiem wybierz konto e-mail, dla którego chcesz ustawić automatyczną archiwizację wiadomości Informacje o koncie (nie jest konieczne, jeśli masz skonfigurowany tylko jeden adres e-mail w programie).
W tym momencie naciśnij przycisk Przybory (ikona skrzynka pocztowa z pędzlem) i kliknij wpis Wyczyść stare elementy ... z wyświetlonego menu. W oknie, które zostanie otwarte, umieść znacznik wyboru na elemencie Zarchiwizuj folder i wszystkie podfoldery, wybierz z menu rozwijanego Archiwizuj elementy poprzedzające datę odniesienia, od której należy rozpocząć archiwizację wiadomości i naciska przycisk dobrze aby zapisać ustawienia. Jeśli chcesz zapisać plik z wiadomościami e-mail przechowywanymi w folderze innym niż domyślny, kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz preferowany folder docelowy.
Jeśli chcesz, możesz również zarchiwizować wiadomości e-mail, wybierając różne ustawienia w oparciu o foldery, do których należą wiadomości. Aby to zrobić, przejdź do zakładki Dom Outlook (znajdujący się w lewym górnym rogu), kliknij prawym przyciskiem myszy plik Nazwa folderu w którym chcesz przechowywać wiadomości (np. Przychodząca wiadomość, Mail wysłanyitp.) na lewym pasku bocznym i wybierz element Własność… z wyświetlonego menu.
W oknie, które zostanie otwarte, wybierz kartę Archiwizacja automatyczna i wybierz preferowane ustawienia: na przykład możesz ustawić niestandardowy termin i folder docelowy do archiwizacji wiadomości, umieszczając znacznik wyboru obok pozycji Zarchiwizuj folder, korzystając z tych ustawień jest Przenieś stare elementy do a następnie wybierając żądane ustawienia. Łatwe, prawda?
A jeśli się zastanawiasz, możesz również zarchiwizować pojedyncze wiadomości: w tym celu znajdź wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować w skrzynce odbiorczej, kliknij prawym przyciskiem myszy podgląd wiadomości i wybierz element Archiwum z menu, które zostanie otwarte. Ewentualnie wybierz wiadomość e-mail do zarchiwizowania i naciśnij przycisk Archiwum z karty Dom.
Wszystkie zarchiwizowane wiadomości trafią do folderu Archiwum: otwierając go, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy poszczególne zarchiwizowane wiadomości iz menu, które zostanie otwarte, usunąć je, klikając element Kasować, przenieś je do innego folderu, naciskając element Ruszaj się i tak dalej.
System operacyjny Mac
W wersji dla System operacyjny Mac Niestety funkcja umożliwiająca automatyczne archiwizowanie najstarszych e-maili, o których wspomniałem w poprzednim akapicie, nie jest dostępna. Możesz jednak utworzyć reguły, aby automatycznie archiwizować wiadomości e-mail, które mają określone cechy (na przykład te, które pochodzą z tego samego adresu e-mail).
Aby to zrobić, kliknij kartę Dom, naciska przycisk Zasady znajduje się w prawym górnym rogu, kliknij element Stwórz zasadę ... iw oknie, które zostanie otwarte, zdefiniuj warunki reguły, korzystając z menu rozwijanych znajdujących się w górnej części formularza. W sekcji Podejmij następujące działania, otwórz menu rozwijane, wybierz element Przenieś do folderu iw rozwijanym menu po prawej stronie wybierz element Wybierz folder ....
W otwartym formularzu wpisz Nazwa folderu w którym przenieść e-maile spełniające wskazane przez Ciebie warunki (np. Archiwum), wybierz go i naciśnij przycisk Wybierać. Na koniec naciśnij przycisk dobrze: wszystkie wiadomości e-mail spełniające warunki zawarte w regule automatycznie trafią do archiwum!
Jeśli chcesz, możesz również ręcznie zarchiwizować jedną lub więcej wiadomości e-mail w następujący sposób: przejdź do folderu konta, w którym znajdują się wiadomości e-mail do zarchiwizowania (np. Przychodząca wiadomość), znajdź wiadomość, którą chcesz zarchiwizować, kliknij prawym przyciskiem myszy jej podgląd i wybierz element Archiwum z menu, które zostanie otwarte.
Alternatywnie wybierz wiadomość do zarchiwizowania i naciśnij przycisk Archiwum znajdujący się u góry lub, jeśli pracujesz z MacBooka lub iMaca, do którego podłączony jest gładzik, umieść kursor na interesującej Cię wiadomości, przesuwając dwoma palcami od prawej do lewej po powierzchni gładzika, a następnie naciśnij zielony przycisk Archiwum który pojawia się po prawej stronie wiadomości.
Wszystkie zarchiwizowane wiadomości zostaną przeniesione do folderu Archiwum: otwierając go, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy poszczególne zarchiwizowane wiadomości iz menu, które zostanie otwarte, usunąć je, klikając element Kasować, przenieś je do innego folderu, naciskając element Ruszaj się i tak dalej.
Strona logowania Outlook.com, naciska przycisk Zaloguj sie, wejdz doadres e-mail zawierający wiadomości, które chcesz zarchiwizować, kliknij przycisk Naprzód, wejdz do hasło swojego konta w odpowiednim polu tekstowym, a następnie naciska przycisk Zaloguj sie.
Po zalogowaniu wybierz z lewej kolumny folder zawierający wiadomości do zarchiwizowania (np. Przychodząca wiadomość, Wiadomości-śmieciitp.), a następnie znajdź interesującą Cię wiadomość e-mail, kliknij prawym przyciskiem myszy jej podgląd i wybierz przedmiot Archiwum w menu, które zostanie otwarte. Alternatywnie, po wybraniu wiadomości poprzez umieszczenie na niej znacznika wyboru, naciśnij przycisk Archiwum znajduje się w górnym pasku.
W razie wątpliwości możesz przenieść zarchiwizowaną wiadomość do jej „oryginalnego folderu” w następujący sposób: naciśnij kartę Archiwum znajduje się w kolumnie po lewej stronie, kliknij prawym przyciskiem myszy podgląd wiadomości i kliknij elementy Przenieś> [nazwa folderu, do którego ma zostać przeniesiona wiadomość] (dawny. Przychodząca wiadomość). Możesz także przenieść wiadomość, zaznaczając ją i naciskając podpisy Przejdź do> [Nazwa folderu, do którego ma zostać przeniesiona wiadomość] (dawny. Przychodząca wiadomość), który znajduje się na pasku menu u góry.
Jeśli chcesz usunąć zarchiwizowaną wiadomość, zamiast tego najedź kursorem myszy na jej podgląd i kliknij ikonę pliku pojemnik na śmieci który się pojawi lub, jeśli wolisz, kliknij prawym przyciskiem myszy podgląd wiadomości e-mail i wybierz element Kasować w menu, które zostanie otwarte. Proste, prawda?
Android czy iOS? Gwarantuję Ci, że nawet w tym przypadku operacja, do której jesteś wezwany, wcale nie jest skomplikowana: wystarczy, że zidentyfikujesz e-maile, które Cię interesują i naciśniesz odpowiednie polecenie, które pozwoli Ci je zarchiwizować.
Po uruchomieniu aplikacji Outlook na swoim urządzeniu zaloguj się na swoje konto (jeśli to konieczne), naciśnij przycisk Poczta (ikona koperta listowa znajdujący się w lewym dolnym rogu) i na ekranie, który zostanie otwarty, naciska przycisk (≡) znajdujący się w lewym górnym rogu, aby zaznaczyć pole zawierające wiadomości do zarchiwizowania (np. Przychodząca wiadomość, Mail wysłanyitp.).
W tym momencie znajdź wiadomość, którą chcesz zarchiwizować i utwórz ją przesuń od prawej do lewej na jego podglądzie i jakby „magicznie” pojawi się zielony przycisk Archiwum: kontynuuj przeciąganie palcem w lewo, aby zarchiwizować wybraną wiadomość i to wszystko.
Aby wyświetlić zarchiwizowane wiadomości, ponownie dotknij przycisku (≡) umieszczony w lewym górnym rogu i naciska na element Archiwum. Jeśli chcesz przenieść zarchiwizowaną wiadomość z powrotem do skrzynki odbiorczej, wystarczy zrobić to ponownie przesuń od prawej do lewej na podglądzie samej wiadomości; natomiast jeśli chcesz usunąć jedną z zarchiwizowanych wiadomości e-mail, musisz ją najpierw otworzyć, dotykając jej podglądu, a następnie naciśnij ikonę pojemnik na śmieci w prawym górnym rogu. Łatwiej niż to ?!
Archiwizuj wiadomości e-mail programu Outlook w innych klientach poczty e-mail
Podsumowując, chciałbym podać kilka „wskazówek” jak archiwizować wiadomości e-mail programu Outlook w innych klientach poczty e-mail. Jeśli skonfigurowałeś swój adres e-mail programu Outlook w innych klientach, prawdopodobnie chcesz wiedzieć, jak postępować, a ja od razu się z Tobą skontaktuję!
- Poczta systemu Windows 10 - naciska przycisk (≡) znajdujący się w lewym górnym rogu wybierz folder zawierający wiadomości do zarchiwizowania (np. Przychodząca wiadomość), kliknij prawym przyciskiem myszy podgląd wiadomości e-mail i wybierz element Archiwum z menu, które zostanie otwarte.
- Apple Mail - Jeśli użyjesz Poczta w górę Prochowiec, wybierz folder zawierający wiadomości do zarchiwizowania z lewego paska bocznego (np. Wejście> Na żywo), kliknij prawym przyciskiem myszy podgląd wiadomości i wybierz element Archiwum lub alternatywnie wybierz wiadomość i naciśnij przycisk Archiwum umieszczony na górze. W górę iPhone jest iPadzamiast tego zlokalizuj wiadomość do zarchiwizowania, przesuń od prawej do lewej na jej podglądzie (bez sięgania do lewego końca ekranu, w przeciwnym razie wiadomość zostanie bezpośrednio usunięta), naciśnij przycisk (…), dotknij elementu Przenieś wiadomość ... i naciśnij element Archiwum.
- Mozilla Thunderbird - wybierz z lewego paska bocznego folder zawierający e-maile do zarchiwizowania, kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość, którą chcesz zarchiwizować i wybierz element Archiwum z menu, które zostanie otwarte.